10 útiles consejos para organizar un evento exitoso

10 útiles consejos para organizar un evento exitoso

1- Plasma en un papel todo el plan de acción, teniendo cuidado de precisar, por ejemplo, cuál es el objetivo para el que organizas el evento; de este modo no lo perderás de vista al momento de tomar decisiones importantes, como por ejemplo, el tipo de sala, la disposición y el montaje del diseño del salón, entre otras muchas cosas.

2- Hacer el presupuesto puede convertirse en un problema si no se cuenta con información previa como la cantidad de asistentes o no se tiene algún antecedente similar. Si empiezas la planificación con suficiente antelación puedes minimizar los riesgos de tener contratiempos. En el caso de que el evento dure más de una jornada y exija la contratación de ponentes internacionales, deberás tener en cuenta cuestiones tales como: los honorarios, los billetes de avión, el alojamiento, las comidas, los traslados e, incluso, algunos imponderables, como que traigan consigo a sus familias.

Si cuentas con un presupuesto fijo provisto por tu empresa o patrocinadores deberás limitarte a ese dinero al momento de pensar cada uno de los servicios a contratar. Pero, si tu evento está pensado para ‘ganar dinero’ debes incluir la variable ‘rentabilidad’ en el análisis de costos y presupuestos disponibles. Si necesitas que el evento arroje un beneficio puedes aportarlo a través de la inscripción, del alquiler de estand, el aporte del patrocinador o subvenciones, venta de productos y servicios, entre otras posibilidades.

3- Una vez que has decidido qué tipo de evento realizar, debes escoger la sala. Esta es una tarea que requiere mucha atención. Debes considerar qué capacidad necesitas, si sus características se corresponden con el objetivo que te has planteado, si tiene un fácil acceso, si su coste es accesible al presupuesto del que dispones, si es fácil llegar. Si lo que organizas es una feria deberás contemplar que el espacio sea el adecuado para la cantidad de expositores, para la prensa, además de los asistentes; si organizas un congreso, deberás prever un lugar para las acreditaciones, un aula (la disposición de las sillas), un espacio para el caffee break, etc. Consejo: Las tarjetas de invitacion-plano (las que incluyen un mapa de cómo llegar al lugar) son muy útiles si quieres evitar que tus invitados te llamen minutos antes del inicio del acto diciendo que no encuentran el sitio.

4- Cada tipo de evento requiere determinados recursos tecnológicos que muchas veces son provistos por los hoteles o espacios para organizar eventos. Consejo: cerciórate de que dispondrás de todo lo que necesitas para evitar cualquier imprevisto. Si cuentas con medios audiovisuales, las pruebas de sonido y luz son fundamentales para asegurarte el éxito. Si puedes, hazlas el día antes.

5- Una pregunta importante que debes plantearte es cuánto tiempo se extenderá tu evento. De este punto dependerá que tipo de servicio comida deberás contratar. En caso de que sólo requiera de media jornada puedes pautar una pausa intermedia para hacer un coffee break. Ten en cuenta que hoy en día, cualquier evento es considerado una oportunidad ideal para hacer networking. Por lo tanto, estará muy bien visto si tienes en cuenta, no sólo un espacio agradable para que los asistentes puedan entablar relaciones, sino también un aperitivo que amenice esa pausa.

En el caso de que el evento se extienda durante una jornada entera o más, además del café de la pausas de la mañana y de la tarde, debes pensar en el almuerzo. Truco: Cuando reserves el numero de pax para el almuerzo, cena, cóctel, etc., resta siempre un 10 por ciento del numero total de invitados, dado que siempre te fallara alguno y así evitarás pagar mas de la cuenta.

Culminar una jornada de trabajo con un cóctel puede ser una gran opción si cuentas con el presupuesto adecuado.

6- Dependiendo de la envergadura de tu evento necesitarás personal para atender las diferentes necesidades. Existen empresas que proveen azafatos que pueden ayudarte con tareas como recibir y ubicar a los asistentes, entregar acreditaciones y material, encargarse de los equipos audiovisuales, etc.

7- Tener nociones de protocolo es muy importante si quieres lucirte en la organización de tu evento. En el caso de que asistan autoridades, personalidades importantes, medios de prensa, debes saber cómo y dónde ubicarlos, tanto en la presentación del acto, durante el evento y/o a la hora de comer. Por otro lado, te ayudará a no dejar escapar esos pequeños detalles que te puntuarán con un sobresaliente: vestimenta adecuada, la decoración, la iluminación, el formato y disposición de las mesas, y cientos de sutiles detalles que hacen, no sólo a la funcionalidad, sino también a la formalidad. Consejo: Si vas a requerir etiqueta o un protocolo determinado para la indumentaria, debes hacerlo desde el inicio, en la propia invitación.

8- Dependiendo de la finalidad de tu evento puedes contemplar diferentes actividades lúdicas para los asistentes. En sí mismo puede ser pensado como una actividad recreativa o puedes incluirlas para amenizar algún momento de la jornada. Algunas muy extendidas actualmente son los viajes de incentivo, las experiencias divertidas e inolvidables (viajes, práctica de deportes, paintboll, cursos de vela, de windsurf, de cata de vino, entre cientos de ideas más).

9- Informar a los asistentes en tiempo y forma es fundamental. Una herramienta de comunicación muy extendida en la actualidad es el email: debes enviarlo con la antelación suficiente y, en más de una ocasión, a modo de recordatorio. Si se trata de un encuentro informal bastará con que tú envíes esta comunicación en nombre de la empresa o del director; en cambio, si el evento es de mayor envergadura, puedes recurrir a la ayuda de empresas que proveen el servicio de envío de emailing.

Casi siempre, por diversas razones, un evento publicitario tiene que trascender y darse a conocer a un público masivo. Si ese fuera el caso, necesitarás prestar atención especial a la planificación de la comunicación. Para esto puedes contratar una agencia de medios externa o puedes realizar tú las gacetillas de prensa y enviarla a los medios, pero asegúrate de que cuentas con los medios necesarios: como tiempo y agenda. Consejo: No te olvides de reconfirmar la asistencia de tus invitados cinco días antes del evento aunque en tu comunicación hayas consignado expresamente el socorrido S.R.C..

10- Debes verificar que el salón que has escogido cumple con todas las normas de seguridad ante cualquier imprevisto y que cuenta con accesos para discapacitados.

Fuente: especial.laguiaparaorganizareventos.com

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