La importancia de Google Analytics para tu empresa

La importancia de Google Analytics para tu empresa

La medición de los datos que generan los usuarios en tu web es clave para mejorar su performance y en consecuencia mejorar tus ventas y alcanzar tus objetivos. Google Analytics

es una de las herramientas más poderosas y además gratuita que nos ofrece Google para medir las métricas de los sitios web ya que ponen a disposición de los usuarios más información que otras herramientas.

Una de las tantos beneficios de utilizar Google Analytics para pequeñas y medianas empresas o Pymes es que nos da la posibilidad de monitorear los datos tanto de sitios webs como de redes sociales a través de informes que puedes customizar acorde a tus necesidades. Estos informes nos brindan información importante como el tráfico y el comportamiento de los usuarios en el sitio.

Algunos de los datos que podemos obtener de esta herramienta son:

  • Numero de visitas
  • Tiempo de visita en el sitio
  • Páginas vistas
  • Fuente de tráfico
  • Información sobre los dispositivos móviles
  • Páginas de entrada y páginas de salida

Además Google Analytics es compatible con otras herramientas Google como Adwords, Google Search, Youtube y otras funcionalidades del navegador Google Chrome.

La información que Analytics registra de todas las acciones de un usuario en el sitio web lo hace a través de las cookies, es decir una información que el sitio web envía al navegador del usuario y se almacena, de esta manera el sitio web puede monitorear las acciones del usuario cada vez que entra al sitio. Toda esta información recopilada por Analytics luego de procesarla, la presenta en informes visuales con gráficos y a con datos estadísticos.

Si bien el proceso de crear una cuenta no es demasiado difícil si su objetivo es sacar el mayor provecho de todo lo que ofrece Google Analytics lo mejor es contratar un equipo especializado en este campo como el Portal Media ya que te ayudaremos a interpretar la información para mejorar la performance de tu sitio y alcanzar tus objetivos de venta.

La importancia de tener una estrategia digital de Social Media

La importancia de tener una estrategia digital de Social Media

Que las redes sociales han venido para quedarse ya nadie lo duda, no son el futuro, sino el presente en este entorno digital en el que vivimos. Son muchos los beneficios que aportan a una marca los diferentes canales sociales:

· Son un escaparate gratuito en el que puedes hacer llegar diferentes mensajes a tu Público Objetivo

· Existe un feedback inmediato entre la marca y los usuarios con la consiguiente ventaja de poder si fuera necesario modificar la comunicación.

· Es una opción perfecta para generar notoriedad de marca.

· Aportan modernidad a las marcas con su presencia en el entorno digital

Pese a todas estas indicaciones no es recomendable basar exclusivamente esta estrategia en Social Media.

Todavía existen muchos clientes que quieren centralizar una Estrategia Digital exclusivamente en los perfiles sociales y no es nada recomendable. Si solo tuviéramos presencia en las Redes Sociales y no tuviéramos nuestra Web corporativa o blog, ¿qué pasaría si de repente éstas se volvieran de pago y no quisiéramos o pudiéramos hacernos cargo de su coste? o simplemente, ¿cerrasen? Pues que desapareceríamos del entorno digital, y todo el trabajo y esfuerzo realizado perdería su valor.

Por eso es imprescindible tener una buena página Web, un escaparate de nuestra empresa o negocio en la que enseñemos al mundo quienes somos, lo que hacemos y cual es nuestro valor añadido frente a la competencia.

Esta demostrado que la incorporación de una página Web esta correlacionado con el incremento de las ventas, la productividad y el valor de mercado de las empresas.

Existen muchas razones de peso por la que disponer de un sitio Web:

· Es la mejor tarjeta de presentación de la empresa

· La Web será vista por millones de usuarios en el mundo, las 24 horas, los 7 días de la semana y los 365 del año. Esto permite tener activos los productos/servicios incluso fuera del horario laboral

· Fiabilidad y seriedad. Cualquier compañía que se precie debe tener una Web corporativa, en la que se de a conocer la empresa.

· Alcance mundial de tus servicios. Gracias a una página Web tendremos una oficina en cualquier parte del mundo.

En ningún caso estoy menospreciando la importancia de las Redes Sociales, que no es poca y que en mi opinión son una rama indispensable de una Estrategia Digital, pero no la única.

Utilicemos los perfiles sociales para generar contenido de alto valor percibido, para compartirlo y viralizarlo. Creemos una comunidad interesada en nuestra información y fidelicemos a nuestros seguidores, convirtámoslos en prosumers.

Las Redes Sociales son la plataforma ideal para dar a conocer nuestras novedades y una fuente de tráfico natural a nuestra página Web. Con un site correctamente estructurado y rico en contenido y el apoyo de los canales sociales, dispondremos de una óptima Estrategia Digital.

Fuente: creass

Consejos para organizar un evento corporativo con bajo presupuesto

Consejos para organizar un evento corporativo con bajo presupuesto

El último trimestre del año es una de las temporadas más fuertes de eventos en general, desde sociales hasta corporativos. Sucede que algunos años terminan con mejores resultados que otros a nivel económico, pero lo que nunca se pierde es la voluntad de celebrar las distintas ocasiones que dan nacimiento a un evento.

Es por eso que es útil conocer algunos consejos básicos que harán que el presupuesto asignado pueda aprovecharse en su totalidad para cumplir con las expectativas planteadas.

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento es cuál es el objetivo. Lo fundamental es saber a qué público apuntamos y qué es lo que queremos lograr.
Una vez que tenemos eso claro, el siguiente paso es evaluar el presupuesto. Si pueden asignarse pocos recursos, no hay que desanimarse ya que la creatividad puede ser un gran aliado a la hora de pensar ideas que impacten y cuyo costo no sea significativo.

El catering, por ejemplo, es totalmente variable. Un evento se puede resolver exitosamente con pizzas, empanadas o pastas, sin necesidad de recurrir a un servicio de lo más sofisticado.

Inclusive, si el objetivo fuera la integración, una propuesta creativa consistiría en proponer a los invitados que cocinen juntos. De esta manera, se conjugarían el propósito del evento con una solución de bajo costo. En este caso, la comida es no sólo el catering sino también el recurso para lograr la integración de los participantes.

Alquilar salones o sitios especiales para una fiesta es de los ítems críticos del presupuesto en un evento. Sin embargo, hay que tener presente que hacer uso de los propios recursos de la empresa es la mejor estrategia para abaratar costos y optimizar el presupuesto.

Desde locaciones y utilería hasta contactos comerciales, siempre hay que tratar de identificaren primer lugar con qué elementos se cuenta a favor a la hora de empezar a organizar un evento. Si el objetivo fuera lograr un ambiente informal y relajado, puede ambientarse la oficina sin necesidad de alquilar salones costosos y trasladar al personal.

Incluso también se puede aprovechar algún canje o contrato que tenga la empresa con terceros para obtener un lugar o bien alguno de los ítems involucrados.
Ahora bien, si el objetivo es impactar con las últimas tendencias, estar aggiornado y exhibir novedades, no queda otra opción que invertir en tecnología.

Las últimas tendencias tienen que ver con mapping 3D, redes sociales e interacción a través de los teléfonos móviles, entre otros. Esta inversión trae aparejada un incremento también en los otros aspectos -catering y locación-, ya que ante todo debe buscarse una coherencia.

Pero volviendo al tema central de este artículo, la creatividad debe ser siempre un aliado a la hora de planificar un evento, pero más aún si el presupuesto es acotado. Esto se debe a que con ideas originales se puede llamar la atención de los invitados, no en relación a la inversión, sino en cuanto a los recursos utilizados para sorprender.

Por lo general, un evento es más exitoso cuando hay un mayor involucramiento en cuestiones que tienen que ver con el armado de ideas.

Sentarse a planificar un evento y barajar distintas opciones de acuerdo al presupuesto con el que se cuenta casi siempre termina generando una mejor estrategia de aprovechamiento de los recursos.

Partir de un objetivo claro y concreto es tener la mitad del camino recorrido, ya que todas las tácticas empleadas se orientarán en función a lo que se quiere lograr.

En un primer momento es importante no descartar ninguna idea, sino evaluar todo el escenario para luego tomar las decisiones correctas que harán que el presupuesto asignado rinda e incluso supere las expectativas.

Publicado en Iprofesional

10 consejos para organizar un evento

10 consejos para organizar un evento

Cuando decidís que el mejor modo de conectarte con tu comunidad, es organizando un evento, la ilusión y el estrés porque salga todo bien, están a flor de piel. Y es lógico, ya sea que quieras comunicar una novedad o simplemente celebrar y conectarte con quienes son clave y contribuyen al éxito de tu empresa, un evento te permitirá entre otras cosas, tener un contacto directo con tus públicos, llegando más fácilmente a tocar sus emociones y a conocerlos, como también generar un material de comunicación para la marca, con componentes más humanos y cercanos.

Pero, ya sea que el evento esté dirigido principalmente a tus colaboradores, tus clientes, u otros influenciadores, repasemos algunos detalles que, de no tenerlos en cuenta, pueden hacerlo fracasar:

Objetivos:
Para organizar un evento es fundamental establecer las necesidades que tienen las distintas áreas participantes de la organización. Y tener en claro los siguientes lineamientos: ¿Qué se busca lograr en el evento? ¿Qué objetivos se persiguen al organizarlo: promocionar, entretener, sorprender, capacitar? A grandes rasgos, los objetivos más habituales son: imagen de marca, fidelización de clientes principales, atracción de nuevos posibles clientes, motivación de colaboradores, networking con proveedores y aliados. Conociendo el objetivo central, el mensaje y la experiencia que queremos que se lleve el público y los valores de nuestra marca, nos será más fácil tomar las decisiones de planificación, y también las decisiones durante el evento, ya que siempre sabremos qué priorizar, en cuanto a presupuesto, tiempos, actividades, etc. Y otro punto fundamental: dentro de los organizadores y participantes, hay objetivos particulares? Hay gerentes o clientes que invitaron a su vez a otros participantes? Que tienen que mostrarse o cuidar un público especial? Conocer esos intereses nos puede salvar de tomar una mala decisión o de perder aliados claves en la organización y el esfuerzo para que todo salga bien.

Diseño:
La planificación o diseño de un evento no solo tiene que ver con lo visual, el material de marca y la temática elegida, si no que abarca otras cosas de igual importancia como la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada, actividades, etc, Del diseño u organización dependerá el éxito del evento. Te darás cuenta que el trabajo comprende dos aspectos fundamentales. Por un lado, la elección, planificación, asignación, ejecución y control de las tareas previas al evento (siempre con revisiones parciales, contacto con proveedores y responsables). Es importante incluir en este cronograma la convocatoria, ya que por usos y costumbres, se invita con aproximadamente 20 días de anticipación, pero luego se realiza una confirmación. Gran parte del éxito de un evento radica en que los invitados, concurran!!!
Por otro lado, el diseño de la agenda de la jornada, con sus correspondientes tareas, alternativas y responsables. Es muy recomendable bocetar (armar en borrador) cómo será el evento. Será fundamental contar con soluciones para imprevistos de última hora. Siempre contar con un Plan B.
Actualmente existen algunas guías o ayudas que son el Timing y el checklist. El Timing es un cronograma completo de todo el día del evento, una descripción anticipada con todo el detalle de cada cosa y a qué hora, de manera de organizar y no dejar nada al azar y el checklist o lista de chequeo es una descripción o punteo de cada una de las tareas a realizar detalladas en un lapso de tiempo, donde consta quién está a cargo que se cumpla esa tarea. Son muy útiles para la etapa previa al evento.
Algunos aspectos importantes que siguen, están directamente relacionados con la planificación y el diseño del evento y forman parte de estos.

Fecha:
Si no contás con un plan anual o semestral de eventos, uno de los primeros aspectos a considerar es la fecha. Aunque parezca algo fácil, hay muchos ítems a tener en cuenta cuando tenemos que seleccionar una fecha: feriados, fechas especiales, eventos que pueda organizar la competencia o al que asistan nuestros mismos invitados, etc. Además, un evento organizado con tiempo nos permitirá encontrar sin tanto apuro un lugar con buena relación precio / calidad.

El lugar:
Este ítem es muy importante al momento de organizar un evento. Hay que tener en cuenta varios detalles que pueden tomarse como menores, pero que en realidad no lo son, por ejemplo: las dimensiones del salón, los elementos de señalización / branding a colocar en él, el acceso, el estacionamiento, qué hacer en caso de lluvia, hay miles de variables que previstas son detalles, pero si no las consideramos, pueden darnos varios dolores de cabeza, como por ejemplo los accesos, los horarios y el tránsito, la distancia en el caso en que el menú incluya bebidas alcohólicas, el espacio de servicio para el personal que va a estar trabajando, las alternativas ante variaciones climáticas, etc.

Participantes:
Hay q tener en cuenta el target al que queremos impactar, de esto va a depender el nivel de invitados que tendremos en cuenta al momento de hacer la convocatoria. Es muy importante coordinar correctamente dos elementos básicos que son bien valorados: la invitación (y la confirmación de asistencia) y la acreditación.Y sobre estos dos particulares podríamos ampliar mucho más. Otros aspectos relacionados con los participantes, refieren a tener en cuenta si todos participan de las actividades, si hay demasiada dispersión en la edad, y tener presente siempre a las minorías y cómo les impacta el lugar (accesibilidad, clima, sonido), las actividades y el menú.

Menú:
Hay distintas opciones de menues que dependerán del horario en que se lleve a cabo nuestra actividad. Si la realizamos con almuerzo o coctel, un detalle importante es tener en cuenta el alimento que se ofrecerá y prever menues vegetarianos (o aptos para celíacos). Si, en cambio, realizamos un desayuno o servicio de café, lógicamente es mucho más sencillo. Otro aspecto central es el momento en el que servir comida y/o refrigerios, ya que está estrictamente relacionado con la atención que queremos que nos presten a la hora de llevar a cabo una actividad o dar información de la empresa. Está claro que en esos momentos centrales no deben estar hambrientos, ni distraídos por la comida, y mucho menos hacer un anuncio luego de que ya hayan comido y desarrollado sus actividades, y por lo tanto muchos se estén retirando.

Coordinador del evento y ejecución:
El coordinador es el líder y referente de todos los equipos involucrados. Es necesario contar con un buen equipo de trabajo, muy idóneo por sobre todo, donde como en un rompecabezas, las piezas se complementen, pero también que esté claro quién es el líder, con quiénes interactúa de la empresa, y cómo se toman las decisiones de última hora y se comunican a los equipos de trabajo. Las tareas se encuentran relacionadas entre sí, y ante modificaciones del cronograma, ya sea voluntariamente o en respuesta a algún imprevisto, el coordinador debe evaluar cómo impacta en el resto de las actividades y tareas; y decidir. Siempre se deben tener informados a los responsables de cualquier modificación al plan, así como de quién es el autorizado para solicitarlas y aprobarlas. De la misma manera, se debe contar con interlocutores definidos por parte de la empresa y de los proveedores del evento.

Branding- Material a entregar:
Es de gran importancia tener una estrategia de comunicación, de difusión, generar asociaciones, recordación y aprovechar el material generado durante el evento en comunicaciones posteriores. Este es seguramente uno de los principales objetivos por los que realizamos el evento. Ya sea que nos encontremos ante el lanzamiento de un producto, la necesidad de fidelizar clientes, celebrar un hito importante para la compañía, lo importante es tenerlo presente a la hora de definir con sinergia y coherencia la ambientación y los regalos para los participantes.

Difusión y cobertura del evento:
Es de suma importancia prever ambas herramientas, ya que entre ambas nos permitirán cuantificar una parte del retorno de la inversión realizada. Que las actividades sociales lleguen a los medios y se difundan cual “megáfono” es un tema muy importante. Es un ítem que no debería obviarse en el presupuesto general.

Presupuesto:
Es primordial realizar un resumen en equipo con el área administrativa donde consten todos los ítems previstos, una breve descripción y los valores asignados. Es aconsejable también separar un 15 /20% extra para gastos imprevistos. Aunque parezca increíble, estos gastos siempre aparecen.
También hay que tener presente algunos indicadores para evaluar si el evento fue exitoso.
Tener estos puntos presentes, harán que los inconvenientes se reduzcan considerablemente y por lo tanto aumentarán las probabilidades de que tu inversión en el evento, se vea reflejada en el éxito de tu empresa.

Fuente: Santander

Cómo organizar un evento

Cómo organizar un evento

Cómo manejar un evento, programa escolar, function empresarial, reunión social, evento cultural, boda. Aquí unos cuantos pasos fáciles preparados por un amplio grupo de especialistas.

Planificación

1. Un buen equipo integrado por miembros con diferentes habilidades es una necesidad. Los integrantes del equipo pueden hacer de todo; desde preparar cronogramas y presupuestos hasta escribir invitaciones y posters. Pueden, además, hacer que las cosas se hagan.
2. Consiga voluntarios.
3. Prepare un presupuesto. Todos los posibles gastos, ingresos, auspicious y gastos contingents deberían incluirse.
4. Prepare un boceto de poster. El boceto debería incluir fecha tentativa, hora, lugar, invitado principal, nombre del evento y un tema o frase descriptiva.
5. Prepare a un boceto de programa de las actividades a desarrollarse en el evento.
6. Prepare un cronograma con plazos para cada actividad.
7. Asegúrese de que los miembros del equipo y supervisores avancen al ritmo de los planes. La colaboración facilita mucho el trabajo.

Pase a la acción

1. Fije una fecha, lugar (invitado principal), Nombre del evento y frase secundaria.
2. Obtenga aprobación para su presupuesto, programa y etc. De los miembros del equipo y de los supervisores.
3. Una vez más, reúnase con los miembros del equipo y voluntaries para pensar en todos los problemas que podrían surgir. Este también es el momento ideal para trazar un plan de acción.
4. Delegue trabajo a diferentes personas y deje que una persona experimentada coordine todas las actividades. ISi se trata de un mega evento deje que diferentes personas coordinen diferentes actividades, bajo la supervisión de una persona. El líder del equipo debería ser una persona en la que todos los miembros confíen. .
5. Asegúrese de actualizar cuanquier sitio web conectado con el evento.
6. Reúna auspicios y cualquier otra fuente de dinero entre los delegador.
7. Comercialice el evento. Prepare un folleto, saque avisos, informe a los medios, envíe emails, haga llamadas telefónicas y visite a posibles participantes o auspiciantes.
8. Es importante asegurarse de que se están tomando las medidas administrativas correspondientes. La contabilidad deficiente o la falta de correspndencia pueden crear problemas a cualquier evento.
9. Asegúrese de que el equipo no tenga problemas internos. Mantenga contacto con todos los líderes de equipo además de los miembros de equipo y voluntarios.
10. Reúna los objetos necesarios para el evento. Estos objetos podrían incluir medallas, juegos, souvenirs, premios o certificados.
11. Haga los arreglos necesarios para fotos, videos, etc.
12. Haga los arreglos necesarios para la comida y bebida. Este también es buen momento para prepare lugares especiales como para discapacitados, etc. Controle si algunos de los participantes son vegetarianos..
13. Piense en las sillas, mesas, telones, micrófonos, parlantes, computadoras, proyectores, podios para instalar en el lugar.
14. Prepare una lista con todos los teléfonos, celulares, emails de todos los miembros del equipo. También haga otra lista para los VIP y proveedores de cualquier bien o servicio.
15. Visite el lugar con los miembros de su equipo, examine el lugar incluyendo estacionamiento, baños, exteriors, persona de contacto arreglos, entradas y salidas. Busque si en las inmediaciones hay lugares conde poder sacar fotocopias, hacer llamadas telefónicas, comprar cualquier cosa en caso de emergencia.
16. Dé instrucciones a su equipo sobre cómo manejar cada situación possible. .
17. Asegúrese de que explica muy bien a todos cómo llegar al lugar y a qué hora.

Trabajo para hacer entre 24 y 36 hs antes del evento

1. Controle que se hayan enviado todas las invitaciones y que se hayan recibido las contestaciones. Haga una lista de invitadoss.
2. Recuerde a los VIP de la realización del evento. .
3. Controle si todas las actividades se están realizando según el cronograma.
4. Controle arreglos de viaje/planos/direcciones para los participantes.
5. Vaya al lugar y controle si están todas las cosas listas.
6. Obtenga, de las personas correspondientes, todo el dinero necesario para los gastos del evento.
7. Controle si está listo el kit de los participantes. Este kit podría incluir una botella de agua, una baririta de cereal, anotador, lapicera, folleto y cualquier informacion que podrían necesitar. También es Buena idea incluri pequeños souvenirs.
8. Prepare minutpo a minute una agenda par alas actividades importantes.
9. Haga una lista para controlar las cosas que hay que llevar al lugar.
10. Controle si tiene un número suficiente de personas para el evento, de lo contrario, consiga más para que le ayuden.

El día del evento

1. Llegue temprano al lugar, con su equipo y voluntaries. Controle el medidor de electricidad y que todo el equipo electric esté en perfecto estado de funcionamiento.
2. Asegúrese de que los organizadores tengan un claro distintivo o algún otro implement notable para que los participantes sepan a quién recurrir en caso de necesitar ayuda.
3. Ponga carteles de bienvenida o alguna otra información a la entrada del edificio.
4. Monte un mostrador de recepción y registración.
5. Informe a los patrocinadores dónde poner sus stands. (Previamente decida sobre el espacio).
6. Tenga listos micrófonos y parlantes. Ponga música para un evento informal.
7. Asgúrese de que el conferenciante de la casa tenga a mano los datos del principal invitado.. Hel invitado o la invitada principal también debería ser bien preparada. Asegúrese de que el maestro de ceremonias esté al tanto del propósito del evento como también la gente que los está organizando.
8. Asegúrese de que los conferenciantes conozcan las limitaciones de tiempo.
9. Dé la bienvenida a delegados y otros.
10. Tenga cuidado concualquier pedido especial, especialmente de los que vienen de lejos y el invitado principal
11. Encargue a una persona que atienda las necesidades de los Delegados Generales (no VIP) y para Relaciones Públicas).
12. Dé instrucciones a todo el que las necesite.
13. Saque fotos de todas las cosas importantes, especialmente carteles de los patrocinantes, su propio cartel, entrada, recepciones, etc.
14. Asegúrese de que estén todos los recursos necesarios (comida, agua, bebida). De lo contrario trace un plan de contingencia..
15. Obtenga feedback de los participantes.
16. Despeje el lugar, controle el medidor eléctrixco, etc., retire los carteles, mesas, etc. Asegúrese de que nada valioso sea olvidado y luego, abandone el lugar.

Después del evento

1. Agradezca a todos los miembros del equipo, especialmente patrocinadores y voluntarios.
2. Pague las cuentas.
3. Haga una reunión de agradecimiento para todos los que ayudaron.
4. Distribuya souvenirs o alguna publicaciòn a las personas relevantes.
5. Entregue los recibos a auspiciantes y otros.
6. Distribuya las fotos a quienes las soliciten y publíquelas en la página web.
7. Evalúe los formularios de feedback (o los comentarios en el sitio)
8. Celebre una reunión para hacer una evaluación retrospectiva y hacerlo mejor la vez siguiente

Fuente: Mercado

10 útiles consejos para organizar un evento exitoso

10 útiles consejos para organizar un evento exitoso

1- Plasma en un papel todo el plan de acción, teniendo cuidado de precisar, por ejemplo, cuál es el objetivo para el que organizas el evento; de este modo no lo perderás de vista al momento de tomar decisiones importantes, como por ejemplo, el tipo de sala, la disposición y el montaje del diseño del salón, entre otras muchas cosas.

2- Hacer el presupuesto puede convertirse en un problema si no se cuenta con información previa como la cantidad de asistentes o no se tiene algún antecedente similar. Si empiezas la planificación con suficiente antelación puedes minimizar los riesgos de tener contratiempos. En el caso de que el evento dure más de una jornada y exija la contratación de ponentes internacionales, deberás tener en cuenta cuestiones tales como: los honorarios, los billetes de avión, el alojamiento, las comidas, los traslados e, incluso, algunos imponderables, como que traigan consigo a sus familias.

Si cuentas con un presupuesto fijo provisto por tu empresa o patrocinadores deberás limitarte a ese dinero al momento de pensar cada uno de los servicios a contratar. Pero, si tu evento está pensado para ‘ganar dinero’ debes incluir la variable ‘rentabilidad’ en el análisis de costos y presupuestos disponibles. Si necesitas que el evento arroje un beneficio puedes aportarlo a través de la inscripción, del alquiler de estand, el aporte del patrocinador o subvenciones, venta de productos y servicios, entre otras posibilidades.

3- Una vez que has decidido qué tipo de evento realizar, debes escoger la sala. Esta es una tarea que requiere mucha atención. Debes considerar qué capacidad necesitas, si sus características se corresponden con el objetivo que te has planteado, si tiene un fácil acceso, si su coste es accesible al presupuesto del que dispones, si es fácil llegar. Si lo que organizas es una feria deberás contemplar que el espacio sea el adecuado para la cantidad de expositores, para la prensa, además de los asistentes; si organizas un congreso, deberás prever un lugar para las acreditaciones, un aula (la disposición de las sillas), un espacio para el caffee break, etc. Consejo: Las tarjetas de invitacion-plano (las que incluyen un mapa de cómo llegar al lugar) son muy útiles si quieres evitar que tus invitados te llamen minutos antes del inicio del acto diciendo que no encuentran el sitio.

4- Cada tipo de evento requiere determinados recursos tecnológicos que muchas veces son provistos por los hoteles o espacios para organizar eventos. Consejo: cerciórate de que dispondrás de todo lo que necesitas para evitar cualquier imprevisto. Si cuentas con medios audiovisuales, las pruebas de sonido y luz son fundamentales para asegurarte el éxito. Si puedes, hazlas el día antes.

5- Una pregunta importante que debes plantearte es cuánto tiempo se extenderá tu evento. De este punto dependerá que tipo de servicio comida deberás contratar. En caso de que sólo requiera de media jornada puedes pautar una pausa intermedia para hacer un coffee break. Ten en cuenta que hoy en día, cualquier evento es considerado una oportunidad ideal para hacer networking. Por lo tanto, estará muy bien visto si tienes en cuenta, no sólo un espacio agradable para que los asistentes puedan entablar relaciones, sino también un aperitivo que amenice esa pausa.

En el caso de que el evento se extienda durante una jornada entera o más, además del café de la pausas de la mañana y de la tarde, debes pensar en el almuerzo. Truco: Cuando reserves el numero de pax para el almuerzo, cena, cóctel, etc., resta siempre un 10 por ciento del numero total de invitados, dado que siempre te fallara alguno y así evitarás pagar mas de la cuenta.

Culminar una jornada de trabajo con un cóctel puede ser una gran opción si cuentas con el presupuesto adecuado.

6- Dependiendo de la envergadura de tu evento necesitarás personal para atender las diferentes necesidades. Existen empresas que proveen azafatos que pueden ayudarte con tareas como recibir y ubicar a los asistentes, entregar acreditaciones y material, encargarse de los equipos audiovisuales, etc.

7- Tener nociones de protocolo es muy importante si quieres lucirte en la organización de tu evento. En el caso de que asistan autoridades, personalidades importantes, medios de prensa, debes saber cómo y dónde ubicarlos, tanto en la presentación del acto, durante el evento y/o a la hora de comer. Por otro lado, te ayudará a no dejar escapar esos pequeños detalles que te puntuarán con un sobresaliente: vestimenta adecuada, la decoración, la iluminación, el formato y disposición de las mesas, y cientos de sutiles detalles que hacen, no sólo a la funcionalidad, sino también a la formalidad. Consejo: Si vas a requerir etiqueta o un protocolo determinado para la indumentaria, debes hacerlo desde el inicio, en la propia invitación.

8- Dependiendo de la finalidad de tu evento puedes contemplar diferentes actividades lúdicas para los asistentes. En sí mismo puede ser pensado como una actividad recreativa o puedes incluirlas para amenizar algún momento de la jornada. Algunas muy extendidas actualmente son los viajes de incentivo, las experiencias divertidas e inolvidables (viajes, práctica de deportes, paintboll, cursos de vela, de windsurf, de cata de vino, entre cientos de ideas más).

9- Informar a los asistentes en tiempo y forma es fundamental. Una herramienta de comunicación muy extendida en la actualidad es el email: debes enviarlo con la antelación suficiente y, en más de una ocasión, a modo de recordatorio. Si se trata de un encuentro informal bastará con que tú envíes esta comunicación en nombre de la empresa o del director; en cambio, si el evento es de mayor envergadura, puedes recurrir a la ayuda de empresas que proveen el servicio de envío de emailing.

Casi siempre, por diversas razones, un evento publicitario tiene que trascender y darse a conocer a un público masivo. Si ese fuera el caso, necesitarás prestar atención especial a la planificación de la comunicación. Para esto puedes contratar una agencia de medios externa o puedes realizar tú las gacetillas de prensa y enviarla a los medios, pero asegúrate de que cuentas con los medios necesarios: como tiempo y agenda. Consejo: No te olvides de reconfirmar la asistencia de tus invitados cinco días antes del evento aunque en tu comunicación hayas consignado expresamente el socorrido S.R.C..

10- Debes verificar que el salón que has escogido cumple con todas las normas de seguridad ante cualquier imprevisto y que cuenta con accesos para discapacitados.

Fuente: especial.laguiaparaorganizareventos.com